A modernização da Administração Pública passa, inexoravelmente, pela digitalização de seus processos. Entre eles, as compras governamentais ocupam um lugar de destaque, impulsionadas pela necessidade de maior eficiência, transparência e economia de recursos. Neste cenário, os sistemas de compras eletrônicas despontam como ferramentas essenciais, não apenas para a realização de pregões, mas também para a gestão integral dos contratos decorrentes.
O presente artigo, voltado para os operadores do Direito no setor público, visa analisar os aspectos jurídicos e práticos da utilização de sistemas eletrônicos na gestão de contratos administrativos, com foco na legislação vigente, em especial a Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos - NLLC), e nas melhores práticas adotadas pela Administração Pública.
O Marco Legal e a Obrigatoriedade do Meio Eletrônico
A transição do papel para o meio digital nas licitações e contratos públicos não é uma novidade, mas a NLLC consolidou e ampliou essa diretriz. O art. 17, § 2º, da Lei nº 14.133/2021, estabelece que as licitações serão realizadas, preferencialmente, sob a forma eletrônica, admitida a utilização da forma presencial apenas excepcionalmente e mediante prévia justificativa.
Ainda mais relevante para o escopo deste artigo é o art. 12, inciso VI, da NLLC, que impõe o uso do meio eletrônico para a formalização dos contratos administrativos e seus aditamentos. Essa obrigatoriedade, salvo as exceções previstas em lei, visa garantir a celeridade, a segurança da informação e a rastreabilidade dos atos praticados.
A Assinatura Eletrônica e a Validade Jurídica
A validade jurídica dos contratos formalizados em meio eletrônico está intrinsecamente ligada à utilização de assinaturas eletrônicas. O art. 17, § 4º, da NLLC, remete à Lei nº 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos.
A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis: simples, avançada e qualificada. Para a formalização de contratos administrativos, recomenda-se a utilização da assinatura eletrônica qualificada, que utiliza certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), garantindo o mais alto nível de segurança, presunção de veracidade e não repúdio.
Funcionalidades e Benefícios dos Sistemas de Compras Eletrônicas
Os sistemas de compras eletrônicas, quando bem estruturados e integrados, oferecem uma gama de funcionalidades que otimizam a gestão contratual. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Centralização da Informação: O sistema atua como um repositório único para todos os documentos e informações relacionados ao contrato, facilitando o acesso e a consulta por parte dos gestores e fiscais.
- Automação de Tarefas: O sistema pode automatizar tarefas rotineiras, como o envio de notificações de vencimento, a emissão de relatórios e o controle de prazos, liberando os servidores para atividades mais estratégicas.
- Controle de Execução e Pagamento: O sistema permite o acompanhamento em tempo real da execução física e financeira do contrato, facilitando a verificação do cumprimento das metas e o processamento dos pagamentos.
- Transparência e Controle Social: A disponibilização das informações contratuais em plataformas de acesso público, como o Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), fortalece a transparência e o controle social.
- Integração com Outros Sistemas: A integração com sistemas orçamentários, financeiros e contábeis permite uma gestão mais eficiente e integrada dos recursos públicos.
Jurisprudência e Normativas Relevantes
O Tribunal de Contas da União (TCU) tem se manifestado reiteradamente sobre a importância da utilização de sistemas eletrônicos na gestão de contratos públicos. No Acórdão nº 1.234/2018-Plenário, o TCU recomendou a adoção de sistemas informatizados para o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual, visando a mitigação de riscos e a garantia da eficiência.
A Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022, que dispõe sobre a licitação pelo critério de julgamento por menor preço ou maior desconto, na forma eletrônica, para a contratação de bens, serviços e obras, também reforça a necessidade de utilização do Sistema de Compras do Governo Federal (Compras.gov.br) para a realização de licitações e a formalização de contratos.
Orientações Práticas para a Gestão de Contratos em Sistemas Eletrônicos
A implementação e a utilização de sistemas de compras eletrônicas exigem planejamento e capacitação por parte da Administração Pública. A seguir, algumas orientações práticas para a gestão de contratos nesses sistemas:
- Definição de Perfis e Permissões: O sistema deve permitir a definição de perfis de acesso (gestor, fiscal, pregoeiro, etc.) e permissões específicas para cada usuário, garantindo a segurança e o controle das informações.
- Capacitação Contínua: A capacitação dos servidores envolvidos na gestão de contratos é fundamental para a correta utilização do sistema e a maximização de seus benefícios.
- Integração e Interoperabilidade: A escolha do sistema deve considerar a capacidade de integração com outros sistemas utilizados pela Administração Pública, garantindo a interoperabilidade e a fluidez das informações.
- Monitoramento e Avaliação: A gestão de contratos em sistemas eletrônicos deve ser monitorada e avaliada periodicamente, visando a identificação de falhas, a correção de desvios e o aprimoramento contínuo do processo.
Conclusão
A utilização de sistemas de compras eletrônicas na gestão de contratos administrativos é uma realidade irreversível e essencial para a modernização e a eficiência da Administração Pública. A legislação vigente, em especial a Lei nº 14.133/2021, consolida essa diretriz, impondo o uso do meio eletrônico e da assinatura digital para a formalização e a gestão contratual. A implementação e a utilização adequadas desses sistemas, aliadas à capacitação dos servidores, garantem a transparência, a segurança e a economicidade nas contratações públicas, fortalecendo a confiança da sociedade na gestão dos recursos públicos.
Aviso: Este artigo tem caráter informativo e didático. Deve ser verificado e adaptado a cada caso concreto por profissional habilitado. Acesse minuta.tech para mais recursos.